Die Zeitsteuerung wächst immer mehr aufgrund der neuen europäischen Vorschriften, die derzeit eingeführt werden. In Spanien und Italien beispielsweise müssen Unternehmen die Ein- und Ausgänge der Arbeitnehmer registrieren und einen Zeitplan festlegen, den sie einhalten und die geleisteten Arbeitsstunden zählen müssen. Ziel dieser Vorschriften ist es, die Unsicherheit am Arbeitsplatz zu beenden und Betrug, insbesondere Überstunden, erheblich zu reduzieren.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Anwesenheitskontrolle durchzuführen, abhängig von der Art des Unternehmens, der Schwierigkeit der durchzuführenden Zeitpläne und unzähligen Anforderungen, die jedes Unternehmen auf eine bestimmte Weise hat. Als nächstes erklären wir die traditionellsten Typen:
- Traditionelles System: Mit diesem System können Arbeitnehmer ihre Zeit auf Papier festhalten. Obwohl es sich um eine veraltete Methode handelt, ist dies die Lösung in kleinen Betrieben mit 1 oder 2 Arbeitnehmern. Gemäß den spanischen Vorschriften müssen die monatlichen Aufzeichnungen der letzten 4 Jahre aufbewahrt werden, sodass diese Unternehmen diese Aufzeichnungen während dieses Zeitraums archivieren müssen.
- Traditionelles computergestütztes System: Viele Unternehmen können eine Excel-Tabelle verwenden, die das traditionelle Papiersystem simuliert, jedoch computergestützt ist. Derzeit gibt es gemeinsame Excel-Tabellen, die die Möglichkeit bieten, auch für kleine Unternehmen eine effektive Zeitregistrierung durchzuführen.
Das Problem, das bei herkömmlichen Systemen auftritt, ist die einfache Handhabung von Aufzeichnungen und geleisteten Arbeitsstunden. Da die Aufzeichnungen jedes Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen, wird es unannehmbar, dass ein Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern mit diesen Systemen arbeiten kann.
Der Einsatz elektronischer Geräte zur Steuerung der Anwesenheitskontrolle ist nichts Neues. Mitte des letzten Jahrhunderts begann die Implementierung in großen Fabriken, um die Mitarbeiter zu kontrollieren. Nachfolgend sehen Sie die aktuellen Methoden zur Anwesenheitssteuerung:
- Signiermaschine: In einigen Fabriken sind noch große Maschinen in Betrieb, in denen ein „Token“ eingeführt wird, der eine Karte simuliert, um Signierungen herzustellen.
Dies sind völlig veraltete Elemente, die derzeit nicht mehr installiert werden.
- Kartengerät: Es gibt Anwesenheitskontrollen, bei denen das Signieren mit einer Hochfrequenzkarte durchgeführt werden kann. Diese können mit verschiedenen Technologien wie EM, Mifare, Desfire bei Frequenzen von 125 kHz und 13,56 MHz ausgeführt werden.
Darüber hinaus können auf dem Gerät verschiedene Registrierungszustände ausgewählt werden, z. B. Eingabe, Ausgabe, Verlängerung oder Pause.
- Biometrieleser: Die Registrierung kann mit biometrischer Technologie erfolgen. Am häufigsten werden Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Handfläche oder Iris ebenfalls erweitert. Diese Geräte können auch Karten lesen und sind normalerweise über IP oder USB verbunden, um Benutzer, Zeitpläne und Berechnungen zu verwalten.
- Cloud-Systeme: Cloud-Dienste, die die Anwesenheitssteuerungslösung anbieten, werden häufiger verwendet. Auf diese Weise können Mitarbeiter von einem PC oder Smartphone aus signieren, Geolocation hinzufügen, Sicherheitsfotos erstellen und mit den Systemen kompatibel sein der oben genannten Karten und biometrischen Daten.
Abhängig von der Art der Installation kann ein System oder ein anderes ausgewählt werden. Das Kartensystem ist derzeit das wirtschaftlichste, aber es ist unsicher, da die Karte zur Begünstigung von Betrug verliehen werden kann. Aus diesem Grund gewinnt die Biometrie zunehmend an Bedeutung, da sie wettbewerbsfähigere Preise anbieten und den Registrierungsprozess sicherer machen.
Cloud-Dienste bieten mehr Flexibilität bei der Aufzeichnung von Stunden. Es ist sehr effektiv für die stündliche Kontrolle von Verkäufer, Spediteuren oder Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten. Sogar kleine Unternehmen implementieren es aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter und der einfachen Konfiguration für die Managementabteilungen.
Jedes Unternehmen muss auswählen, welches Präsenzkontrollsystem für seine Anforderungen am besten geeignet ist. Dies gilt sowohl für die Softwarekonfiguration, die den Erwartungen der verschiedenen Unternehmenspläne entspricht, als auch für das einzurichtende Identifikationssystem.
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