O controlo de tempo está no seu momento auge, devido aos novos regulamentos europeus que estão a ser estabelecidos. Por exemplo, na Espanha e na Itália, o regulamento obriga as empresas a registrarem as entradas e saídas dos trabalhadores, assim como estabelecer um cronograma a cumprir e contar as horas trabalhadas. O objetivo desses regulamentos é acabar com a insegurança no trabalho e reduzir significativamente a fraude, especialmente as horas extras.
Existem diferentes maneiras de realizar um controlo de presença, dependendo do tipo de empresa, da dificuldade dos cronogramas a serem realizados e dos inúmeros requisitos que cada empresa possui de uma maneira particular. Em seguida, explicamos os tipos mais tradicionais:
- Sistema tradicional: Com este sistema, os trabalhadores podem registrar seu tempo em papel, embora pareça um método desatualizado, é a solução em pequenos estabelecimentos de 1 ou 2 trabalhadores. De acordo com os regulamentos espanhóis, os registros mensais dos últimos 4 anos devem ser mantidos, portanto, essas empresas devem arquivar esses registros durante esse período.
- Sistema informatizado tradicional: muitas empresas podem usar uma planilha do Excel, simulando o sistema de papel tradicional, mas informatizado. Atualmente, existem planilhas compartilhadas do Excel que dariam a possibilidade de fazer um registro de horas efetivo também para pequenas empresas..
O problema que surge nos sistemas tradicionais é a facilidade de manipulação dos registros e horas trabalhadas. Além disso, tendo que manter os registros de cada trabalhador por um longo período de tempo, torna-se trabalhoso e complicado para uma empresa com mais de 15 trabalhadores.
O uso de dispositivos eletrônicos que ajudam a gerenciar o controlo de presença não é algo novo, começou a ser implementado em grandes fábricas em meados do século passado para controlar os funcionários. Abaixo, podemos ver os métodos atuais de controlo de presença:
- Máquina de folha de ponto: Em algumas fábricas, máquinas grandes ainda estão em operação, nas quais um “token” é introduzido, simulando um cartão para estabelecer assinaturas.
Estes são itens totalmente obsoletos que não estão atualmente instalados.
- Dispositivo de cartão: Existem controlos de presença nos quais a assinatura pode ser feita com um cartão de radiofrequência, estes podem ser de diferentes tecnologias, como EM, Mifare, Desfire em frequências de 125KHz e 13.56MHz.
Além disso, diferentes estados de registro podem ser selecionados no dispositivo, como Entrada, Saída, Tempo Extra ou Repouso.
- Leitor biométrico: o registro pode ser feito com tecnologia biométrica, sendo as mais comuns a impressão digital, o reconhecimento facial, a palma da mão ou a íris também sendo estendidas. Esses dispositivos também podem ter leitura de cartão e geralmente são conectados por IP ou USB para gerenciar usuários, programações e cálculos.
- Sistemas em nuvem: os serviços em nuvem que oferecem a solução de controlo de presença são vistos com mais frequência, o que permite que os funcionários assinem a partir de um PC ou smartphone, adicionando geolocalização, fotografia de segurança e sendo compatíveis com os sistemas de cartões e biometria nomeados acima.
A depender do tipo de instalação, um sistema ou outro pode ser selecionado. O sistema de cartões é atualmente o mais econômico, mas é inseguro, já que o cartão pode ser emprestado para favorecer fraudes. Por esse motivo, a biometria começa a ganhar terreno, com preços mais competitivos e dando segurança ao processo de registro.
Os serviços em nuvem oferecem maior flexibilidade para o registro de horas e são muito eficazes para o controlo horário de comerciais, operadoras ou empresas com diferentes locais. Até mesmo as pequenas empresas estão implementando isso por causa da facilidade de uso dos funcionários e da facilidade de configuração dos departamentos de gerenciamento.
Em conclusão, cada empresa precisa escolher qual sistema de controlo de presença melhor se adequa às suas necessidades, no qual vai de encontro às expectativas dos diferentes horários da empresa, como o sistema de identificação a ser estabelecido.
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