A causa dell'introduzione di nuove normative europee, il controllo degli orari è in piena espansione. In Spagna e in Italia, ad esempio, queste normative esigono alle aziende la registrazione degli arrivi e delle uscite dei lavoratori, nonché la stabilizzazione di un determinato orario da rispettare e la contabilizzazione delle ore di lavoro. L'obiettivo di queste norme è quello di porre fine al lavoro precario e di ridurre notevolmente le frodi, in particolare, gli straordinari.
Le modalità di controllo di presenza si differenziano a seconda del tipo di azienda, del genere di orari stabiliti, e delle innumerevoli esigenze soggettive di ogni azienda. Di seguito, si spiegano i tipi di controllo di presenza più tradizionali:
- Sistema tradizionale: Con questo sistema, i lavoratori registrano le loro ore lavorative su foglio di carta; anche se sembra un metodo superato, è ancora la soluzione utilizzata in piccoli stabilimenti di 1 o 2 lavoratori. Secondo la normativa spagnola, le registrazioni mensili degli ultimi 4 anni devono essere conservate, per cui, queste aziende sono obbligate ad archiviare tali registrazioni durante l’intero periodo di 4 anni.
- Sistema informatico tradizionale: Molte aziende utilizzano un foglio Excel, simulando il sistema tradizionale su carta, ma computerizzato. Attualmente, esistono fogli Excel condivisibili, i quali danno la possibilità di realizzare un tipo di registrazione utile anche alle piccole aziende.
Il problema più evidente dei sistemi tradizionali è la facilità con cui è possibile manipolare le registrazioni e le ore di lavoro. Inoltre, dovendo conservare i registri di ogni lavoratore per un lungo periodo di tempo, è poco plausibile che questi sistemi possano essere utili ad un'azienda con più di 15 lavoratori.
L'utilizzo di dispositivi elettronici come strumento per la gestione del controllo di presenza non risulta nuovo. Ha cominciato ad essere implementato nelle grandi fabbriche, a metà del secolo scorso, per controllare i dipendenti. Di seguito sono riportati i metodi attuali di controllo di presenza:
- Macchina per timbrare il cartellino: Ealcune fabbriche utilizzano ancora grandi macchinari in cui viene introdotto una "cartellino" che simula una tessera per registrare le entrate e le uscite.
Si tratta di metodi totalmente obsoleti che, nell’attualità, non vengono più installati.
- Dispositivo a tessera: Esistono controlli di presenza in cui è possibile realizzare la registrazione tramite una tessera a radiofrequenza; quest’ultima può adoperare diverse tecnologie, come EM, Mifare, Defire in frequenze di 125KHz e 13.56MHz.
Inoltre, sul dispositivo è possibile selezionare diversi stati di registrazione come Input, Output, Overtime o Rest.
- Lettore biometrico: Le registrazioni possono essere effettuate con tecnologia biometrica; la più comune è l'impronta digitale, ma sta aumentando molto l’utilizzo del riconoscimento facciale, del palmo della mano o dell'iride. Questi dispositivi possono incorporare anche la lettura di tessere e sono solitamente collegati via IP o USB per la gestione di utenti, orari e calcoli.
- Sistemi cloud: I servizi cloud che offrono soluzioni per il controllo di presenza cominciano ad essere molto comuni. Questi permettono ai lavoratori di poter effettuare la registrazione tramite un PC o uno Smartphone, aggiungendo geolocalizzazione e fotografia di sicurezza, e, oltretutto, sono compatibili con i sistemi a tessera e biometrici di cui si è parlato sopra.
A seconda del tipo di installazione, è possibile selezionare un sistema o l’altro. Il sistema a tessere, al momento, è il più economico ma risulta insicuro in quanto la tessera può essere facilmente prestata, cosa che favorisce le frodi. Per questo motivo, la biometria comincia a guadagnare terreno, con prezzi più competitivi e assicurando maggiore sicurezza nel processo di registrazione.
I servizi cloud offrono una maggiore flessibilità per la registrazione degli orari e sono molto efficaci per il controllo di alcuni tipi di lavoratori, come commerciali e corrieri, o in aziende con sedi diverse. Al giorno d’oggi, anche le piccole aziende stanno implementando i servizi cloud, soprattutto per la facilità d'uso per i lavoratori e la facilità di configurazione per reparti direzionali.
In conclusione, ogni azienda deve scegliere il sistema di controllo di presenza più adatto alle proprie esigenze, sia riguardo alla configurazione del software, che deve rispondere alle necessità dei diversi orari dell'azienda, sia riguardo il sistema di identificazione che si voglia stabilire.
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